Zapytanie ofertowe nr 5/2014

na dostawę pakietów żywnościowych podczas zajęć terenowych z edukacji ekologicznej na terenie Puszczy Białowieskiej dla dzieci i młodzieży ze szkół powiatu hajnowskiego organizowanych w ramach projektu „Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej” realizowanego przez Starostwo Powiatowe w Hajnówce w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Priorytet V Ochrona przyrody i kształtowanie postaw ekologicznych, Działanie 5.4 Kształtowanie postaw społecznych sprzyjających ochronie środowiska, w tym różnorodności biologicznej oraz Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

1. Nazwa i adres Zamawiającego

Starostwo Powiatowe w Hajnówce, ul.A.Zina 1, 17-200 Hajnówka

2. Tryb udzielenia zamówienia

Na podstawie Zarządzenia Nr 28/08 Starosty Hajnowskiego z dnia 24 grudnia 2008 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Hajnówce (zm. Zarządzenie Nr 12/2011 Starosty Hajnowskiego z dnia 9 marca 2011 r. w sprawie zmiany regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Hajnówce) oraz oświadczenia z dnia 22.11.2012 r. stanowiącym załącznik dokumentacji wniosku „Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej” dotyczącym stosowania Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ.

3. Przedmiot zapytania ofertowego

Przedmiotem zamówienia jest dostawa pakietów żywnościowych polegająca na przygotowaniu i dostarczeniu pakietów dla dzieci i młodzieży ze szkół powiatu hajnowskiego uczestniczących w zajęciach terenowych z edukacji ekologicznej w Białowieży.

4. Warunki realizacji zamówienia

   1. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania pojedynczych pakietów żywnościowych składających się z:

1. opakowania - torba papierowa – 1 szt.

2. napojów - woda niegazowana o pojemności 500 ml oraz sok pomarańczowy lub jabłkowy o pojemności 200 ml

3. owoców – jabłko oraz banan

4. wafla z nadzieniem czekoladowym lub kakaowym, pakowanego pojedynczo 39 g - 1 szt.

5. herbatników o gramaturze ok. 100 g – 1 szt.

6. rogala pakowanego pojedynczo z nadzieniem czekoladowym – 85 g - 1 szt.

7. jogurtu pitnego w butelce plastikowej 250 g – 1 szt.

Dodatkowo dla każdej grupy Wykonawca przygotowuje odrębny zestaw ogniskowy składający się z bułki pszennej - 1 szt. i kiełbasy – 1 szt. minimum 200 g na każdego uczestnika.

4. Zamówienie szacuje się na dostawę ok. 650 sztuk pakietów żywnościowych. Rzeczywiste ilości pakietów będą wynikać z bieżącego zapotrzebowania Zamawiającego. Szacunkowa ilość pakietów żywnościowych nie jest wiążąca dla Zamawiającego przy realizacji umowy, stanowi informację dla Wykonawcy do sporządzenia oferty.

4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

4. Warunki realizacji przedmiotu zamówienia i płatności

   1. Dostawa artykułów spożywczych dla potrzeb Zamawiającego będzie następować partiami, a wielkość każdej partii wynikać będzie z jednostronnych dyspozycji Zamawiającego, zgłoszonych ustnie lub za pośrednictwem wiadomości e-mail.

4. 1. Harmonogram zajęć oraz szacowana liczba uczestników każdych zajęć podana będzie Wykonawcy najpóźniej 4 dni przed terminem przeprowadzenia zajęć z zastrzeżeniem, że może ona podlegać zmianom. O wszelkich zmianach Zamawiający będzie informował Wykonawcę nie później niż 4 dni przed zajęciami, których zmiana dotyczy.

   2. Wykonawca zobowiązuje się do dowozu pakietów żywnościowych w dni wskazane przez Zamawiającego do Ośrodka Edukacji Przyrodniczej Białowieskiego Parku Narodowego w Białowieży, Park Pałacowy 11.

   3. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktycznie zamówioną i przygotowaną ilość pakietów żywnościowych.

   4. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi żywnościowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, o ważnym okresie przydatności do spożycia, w opakowaniach posiadających stosowne atesty, przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tj.: Dz. U. z 2010r. Nr 136 poz. 914 z późn. zm. ).

   5. W przypadku dostarczenia artykułów spożywczych niezgodnych z warunkami zamówienia Zamawiający zastrzega sobie prawo do reklamacji, która powinna być zrealizowana w ciągu 3 dni roboczych od daty zgłoszenia. Wykonawca jest zobowiązany wymienić artykuły na nowe, wolne od wad.

   6. Płatność za dostawę artykułów nastąpi przelewem na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę w terminie do 14 dni od daty dostarczenia faktury do siedziby Zmawiającego.

   7. Nazwa dostarczonego towaru na fakturze musi być zgodna z nazwą na opakowaniu. Również cena towaru wykazana na fakturze musi być zgodna z ceną z formularza ofertowego.

4. Termin realizacji zamówienia

Zamówienie realizowane będzie w okresie od marca 2014 r. do listopada 2014r..

4. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

   1. Posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek jej posiadania – należy dołączyć kopię odpowiedniego dokumentu.

   2. Posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia – zgodnie z oświadczeniem w załączniku nr 2

   3. Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej realizację zamówienia - zgodnie z oświadczeniem w załączniku nr 2.

4. Kryterium oceny ofert i ich znaczenie

1. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie kryterium zgodności formalnej z zapytaniem ofertowym.

2. W trakcie oceny ofert będzie brana pod uwagę cena brutto realizacji zamówienia – 100%.

3. Za najkorzystniejszą ofertę Zamawiający uzna ofertę, która spełnia warunki określone w zapytaniu ofertowym oraz która zawiera najniższą cenę brutto.

4. Miejsce i termin złożenia oferty

Oferty należy składać do dnia 27.02.2014r. w formie papierowej na adres Zamawiającego: Starostwo Powiatowe w Hajnówce, ul.A.Zina 1, 17-200 Hajnówka, lub elektronicznej na e-mail: platforma.koordynator@powiat.hajnowka.pl. Liczy się data wpływu.

Osoba do kontaktu w sprawie oferty: Lucyna Lewczuk , tel. (85) 682 30 46, fax (85) 682 42 20,

e-mail: platforma.koordynator@powiat.hajnowka.pl.

4. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty:

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczona na stronie internetowej projektu „Platforma współpracy na rzecz zrównoważonego rozwoju rejonu Puszczy Białowieskiej” www.puszczailudzie.pl, na stronie Starostwa Powiatowego w Hajnówce (BIP) oraz na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Hajnówce.

O wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy złożyli ofertę cenową.

Załączniki:

4. 1. Formularz cenowy – załącznik nr 1

   2. Oświadczenie – załącznik nr 2