dotyczy: postępowania „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Powiecie Hajnowskim” znak sprawy: SO. 3092-11/09
1. Niniejszym informujemy, że Zamawiający dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty spółki:

Zakład Elektronicznej Techniki Obliczeniowej (oferta nr 1)   
Ul. Pieniężnego 6/7
10-005 Olsztyn
Wykonawca nie podlegał wykluczeniu, oferta Wykonawcy nie podlegała odrzuceniu. Oferta otrzymała najwyższą ilość punktów tj.:

A. Cena: 20 pkt
B. Koncepcja architektury serwisu dla odwiedzających: 20 pkt
C. Funkcjonalność platformy cyfrowej

a. koncepcja wykorzystania możliwości platformy internetowej dla głównych celów projektu: 20 pkt
b. dodatkowe urządzenia zgodne z zaproponowanymi funkcjonalnościami platformy, nie generujące kosztów po stronie beneficjentów ostatecznych (użytkowników): 10 pkt
c. funkcjonalności platformy zwiększające „bezpieczeństwo w sieci” uczestników projektu: 20 pkt

D. Czas przygotowania i dostarczenia platformy cyfrowej  30 pkt

Łączna ilość punktów: 120 pkt

2. Informacja o Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone:
Konsorcjum (oferta nr 3)
T.P S.A. ul. Twarda 18 00-105 Warszawa
PTK Centertel Sp. z o.o. Ul. Skierniewicka 10 A, 01-230 Warszawa
Adres do korespondencji: Ul. Pułkowa 11, 15-143 Białystok

Oferta została odrzucona na podstawie art.89 ust.1 pkt 2 tj. jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Uzasadnienie

W pierwszej kolejności Zamawiający podkreśla, że nie dał Wykonawcom pełnej dowolności w zakresie stosowania jednostki i ilości do wyceny poszczególnych działań realizowanych w ramach projektu. Zamawiający wskazał, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w pkt 6.2 „Zamawiający informuje, że ceny danej kategorii podane w kosztorysie cenowym nie powinny przekroczyć wartości poszczególnych kategorii  podanych we wniosku o dofinansowanie”. Zamawiający podkreśla, że wartości danych kategorii nie mogą być rozpatrywane w oderwaniu od pozostałej części wniosku. Wartości te wynikają z iloczynu ceny jednostki i ich ilości. Zamawiający umieścił taką informację w kosztorysie cenowym : w szóstej kolumnie, w trzecim wierszu, zamieścił informację 3x 5 (czyli wartości podane w tej kolumnie są wynikiem iloczynu ilości jednostek (3) i wartości jednostkowej brutto (5). Zamawiający musi, za daną kwotę dokonać zakupu minimalnych ilości usług i dostaw wskazanych we wniosku. W innym wypadku Projekt nie zostanie rozliczony, a dotacja będzie podlegać zwrotowi.
Na zapytanie Zamawiającego co oznacza, wskazana przez Wykonawcę
w kosztorysie cenowym w pozycji „opracowanie i wydruk materiałów promujących, plakaty” ilość jednostek w kategorii wydatków (Wykonawca wpisał „1”). Wykonawca odpowiedział 1 komplet. Nie wyjaśnił co wchodzi w skład jednego kompletu. Zamawiający wymagał zaoferowania co najmniej 10 plakatów. Wykonawca nie wykazał, że jego oferta odpowiada w tym zakresie wymaganiom określonym
w specyfikacji.
Natomiast na pytanie dotyczące co oznacza 30 jednostek w pozycji” działania promocyjne projektu, w tym konferencja otwierająca i zamykająca projekt, broszury, ulotki informacyjne, ogłoszenia w lokalnej prasie i TV” „+Wykonawca udzielił odpowiedzi, że 30 jednostek oznacza 30 miesięcy (1 jednostka oznacza 1 miesiąc). Ponadto Wykonawca przedstawił następujące założenie: rozpoczęcie promocji projektu nastąpi po 6 miesiącach od podpisania umowy, pozostaje więc kolejnych 30 miesięcy na działania promocyjne projektu, w tym konferencja otwierająca
i zamykająca projekt, broszury, ulotki informacyjne, ogłoszenia w lokalnej prasie i TV. 
Ponadto Wykonawca wyjaśnił, że pozycja kosztowa „opracowanie i wydruk materiałów promujących, ulotki” zawiera się w kosztach promocja projektu,
a dokładnie w pozycji działania promocyjne projektu, w tym konferencja otwierająca
i zamykająca projekt, broszury, ulotki informacyjne, ogłoszenia w lokalnej prasie
i TV”. Ilość jednostek jest analogiczna jak w pozycji „działania promocyjne projektu (…) czyli 30 jednostek.
W świetle powyższego Zamawiający uznał, że oferta Wykonawcy jest niezgodna
z postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia:
Zamawiający wymagał, aby Wykonawca zorganizował konferencję otwierającą
i zamykającą Projekt. Ponadto wymagał dostarczenia broszur, ulotek informacyjnych, nadto aby zamieścił ogłoszenia w lokalnej prasie i TV. Nie można zatem przyjąć, że 30 jednostek to trzydzieści miesięcy, a koszt jednej jednostki (jednego miesiąca) wynosi 853,00 PLN. Oznaczałoby to, że w każdym miesiącu realizacji projektu Wykonawca poniesie jednakowe koszty, co jest niezgodne z projektem, a tym samym ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Zgodnie z Projektem, w pierwszym roku realizacji przedmiotu zamówienia Zamawiający musi przeprowadzić konferencję otwierającą Projekt, wydrukować i rozdystrybuować 180 sztuk ulotek, broszury, zamieścić ogłoszenia itd. zatem należy wywnioskować, że przeważająca część kosztów będzie poniesiona w pierwszym roku ( konkretnie w pierwszym kwartale wykonywania umowy). Zgodnie z Projektem, ponowne koszty, jakie Wykonawca powinien ponieść, powinny zostać rozliczone w trzecim roku realizacji Projektu. Nie ma zatem możliwości, aby Wykonawca wystawiał przez 30 miesięcy faktury na kwotę 853,00 PLN. Ponadto Zamawiający podkreśla, że cały projekt trwa 30 miesięcy, a nie 36 miesięcy, jak twierdzi w wyjaśnieniach Wykonawca. W innym miejscu wyjaśnień sam Wykonawca twierdzi, że zgodnie z „Planowanym harmonogramem realizacji przedsięwzięcia” planowany czasookres promocji projektu to właśnie 30 miesięcy (ostatni akapit pkt 1 na stronie 2 wyjaśnień). Stąd Wykonawca przyjmuje dwa różne okresy realizacji zadania „promocja projektu”.
Ponadto Wykonawca w pozycji „opracowanie i wydruk materiałów promujących, ulotki” wykazał „0” jednostek. Tym samym należy uznać, że nie zostanie wykonany jeden ze wskaźników (180 szt. ulotek), o których mowa we wniosku
o dofinansowanie. Nie można bowiem uznać wyjaśnień, że pozycja kosztowa „opracowanie i wydruk materiałów promujących, ulotki” zawiera się w kosztach promocja projektu, a dokładnie w pozycji działania promocyjne projektu, w tym konferencja otwierająca i zamykająca projekt, broszury, ulotki informacyjne, ogłoszenia w lokalnej prasie i TV”. Zamawiający celowo wydzielił tą pozycję kosztową, i jednocześnie w odpowiedzi na zapytanie z dnia 08-07-2011 potwierdził swoje stanowisko, że „cena kategorii „opracowanie i wydruk materiałów promocyjnych ulotki” jako pozycja kosztowa powinna zawierać się w kategorii kosztów „Promocja projektu”- zatem tam, gdzie Zamawiający umieścił odpowiednią rubrykę. Zamawiający nie nakazał Wykonawcom umieszczenia kosztów cena kategorii „opracowanie i wydruk materiałów promocyjnych ulotki” w podrubryce działania promocyjne projektu, w tym konferencja otwierająca i zamykająca projekt, broszury, ulotki informacyjne, ogłoszenia w lokalnej prasie i TV”, co jednakże Wykonawca uczynił.
Ponadto Wykonawca winien, tak jak w pozostałych podrubrykach tej pozycji kosztowej wskazać ilość ulotek (tak jak wskazał np. ilość długopisów z logo programu), wraz z ceną.
Z wyjaśnień Zamawiającego z dnia08-07-2011, wynika, że „(…)zamawiający oczekuje dostarczenia projektów materiałów informacyjnych o zawartości i nakładzie zgodnie
z wnioskiem o dofinansowanie. Pomimo tego Wykonawca nie zastosował się do tych wyjaśnień. Dodatkowo nie udzielił odpowiedzi na zapytanie Zamawiającego z dnia26-10-2011 ponadto prosimy o następujące wyjaśnienia: (…)wskazanie, w którym miejscu oferty Wykonawca oferuje opracowanie i wydruk materiałów promujących, ulotki i w jakiej ilości?”. Zatem sam Wykonawca brakiem swojego działania w tym zakresie potwierdził, że nie przewidział druku ulotek informacyjnych (czyli tak jak wpisał w podrubryce „ilość jednostek”0”).

Zamawiający nie zgadza się z twierdzeniem Wykonawcy, zawartym w jego wyjaśnieniach, że wydzielenie tej pozycji kosztowej wpłynie na możność rozliczenia projektu przez Zamawiającego. Należy zauważyć, że ponieważ ogólny koszt materiałów promujących nie przekroczy wartości, o której mowa we wniosku
o dofinansowanie, Zamawiający dokona rozliczenia kosztów, zgodnie z umową
o dofinansowanie Projektu.

Zamawiający informuje, że termin po którego upływie umowa o wykonanie zamówienia publicznego może być zawarta upływa 3 grudnia 2011 r.