Hajnówka, dn. 26.07.2022 r.

Znak sprawy: OA.272.66.2022                                                                                                                 

Zamawiający:

Powiat Hajnowski

ul. Aleksego Zina 1

17-200 Hajnówka

NIP: 603-00-17-563

 ZAPYTANIE OFERTOWE

  Zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000 zł netto, zapraszam do złożenia oferty na realizację zamówienia:

1. Nazwa i opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem przyszłego zamówienia jest obsługa organizacji szkoleń nauczycieli szkół ponadpodstawowych prowadzonych przez Powiat Hajnowski w ramach realizacji zadania ,,Organizacja kursów i szkoleń dla nauczycieli szkół średnich, stworzenia i obsługi sieci współpracy i wymiana doświadczeń w zakresie uatrakcyjnienia oferty pozaszkolnej”,
w ramach projektu pn. ,,Hajnówka OdNowa – Zielona Transformacja” realizowanego w ramach Programu ,,Rozwój Lokalny”, finansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 (MF EOG) oraz budżetu państwa.

OPIS PRZEDMIOTU  ZAMÓWIENIA

• Zorganizowanie szkoleń z następujących tematów – tabela poniżej:

2) Zapewnienie prelegenta - eksperta z opisanych zagadnień,
3) Zapewnienie transportu na szkolenie nr 1,
4) Obsługa spotkań, wynajem sal konferencyjnych, wyżywienie adekwatne do liczby uczestników biorących udział w spotkaniu (przekąski mięsne i bezmięsne, woda, kawa, herbata, desery).

Szczegółowy opis przedmiotu  zamówienia:

Szkolenie nr 1 poza Hajnówką: Usługa zewnętrzna polegająca na obsłudze szkolenia.
W skład usługi wchodzi:

1. Zapewnienie sali konferencyjnej (obiekt z salą konferencyjno-szkoleniową
   z możliwością prowadzenia warsztatów jednocześnie dla 4 grup, z ekranem multimedialnym, z parkingiem umożliwiającym zaparkowanie autokaru, obiekt specjalizujący się
   w prowadzeniu szkoleń).
2. Zapewnienie eksperta dziedzinowego/prelegenta (4 osoby). W obu tematach szkoleń uczestniczą wszystkie osoby ( ok. 100), więc należy zorganizować je zamiennie (połowa szkoli się z jednego tematu, a w tym samym czasie druga połowa z drugiego tematu). Szkolenie w formie warsztatów.
3. Zapewnienie cateringu na szkoleniu: przerwa kawowa i lunch bufetowy:

• Przerwa kawowa składać się będzie z:
  a) napoje gorące (serwowane bez ograniczeń):

               - kawa, herbata (łącznie co najmniej 300 ml na osobę);

               - dodatki: mleko, cukier, cytryna;

1. b) napoje zimne (serwowane bez ograniczeń):

               - woda mineralna - gazowana i niegazowana (łącznie co najmniej 400 ml
                 na osobę);
           c) ciastka kruche (co najmniej 3 rodzaje, łącznie co najmniej 80 g na osobę);

• Lunch bufetowy składać się będzie z:

1. a) napoje zimne (serwowane bez ograniczeń):

              - woda mineralna - gazowana i niegazowana (łącznie co najmniej 400 ml
                na osobę);

             - soki - 2 rodzaje soków 100 % (łącznie co najmniej 200 ml na osobę);

1. b) sałaty i sałatki - co najmniej 3 rodzaje (łącznie co najmniej 150 g na osobę);
2. c) zupy - 1 rodzaj (co najmniej 300 ml na osobę);
3. d) danie główne – 2 rodzaje do wyboru: mięsne, rybne (co najmniej
                 200-250 g na osobę) oraz dodatek skrobiowy (ziemniaki, ryż, kasza,
                 makaron, itp.);
4. f) deser:

             - ciasto (co najmniej 2 rodzaje ciast, łącznie co najmniej 100 g na osobę).

• Soki powinny być podawane w dzbankach szklanych, mleko w mlecznikach.
• Kawa powinna być serwowana z termosów lub zalewana z warnika z gorącą wodą lub z ekspresu do kawy.
• Sposób serwowania herbaty - gorąca woda będzie dostępna w termosach lub warnikach. Wykonawca dostarczy co najmniej 2 rodzaje lub smaki herbaty
  (w tym czarna) w jednorazowych saszetkach, które zostaną ułożone w sposób umożliwiający swobodny ich wybór.
• Dania, napoje oraz dodatki serwowane będą na zastawie porcelanowej/ceramicznej wraz ze sztućcami metalowymi, chromowanymi, nie dopuszcza się sztućców jednorazowego użytku.
• Dania na ciepło będą podawane w naczyniach ustawianych na podgrzewaczu (zupa wydawana do konsumpcji powinna mieć temperaturę co najmniej 75 °C, zaś danie główne temperaturę co najmniej 65 °C).
• Wykonawca odpowiada za właściwy stan oraz jakość dostarczonych produktów.
• Posiłki/potrawy powinny być urozmaicone, bezwzględnie świeże, wykonane
  w dniu dostawy z produktów wysokiej jakości, zarówno co do ich wartości odżywczej, gramatury, jak też estetyki wykonania oraz sposobu serwowania.
• Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia, aby przygotowanie, dostarczenie oraz podanie cateringu odbywało się zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa (w szczególności dotyczącymi wymogów sanitarnych stawianych osobom biorącym udział w realizacji usługi, miejsc przygotowania posiłków, oraz środków transportu wykorzystywanych przy realizacji usługi), a także w sposób estetyczny
  (np. czysta, nieuszkodzona zastawa stołowa).
• Do obowiązków Wykonawcy należy uprzątnięcie miejsca świadczenia usługi
  ze śmieci, odpadków oraz wszelkich pozostałości po konsumowaniu posiłków
  i napojów oraz zabranie całego sprzętu cateringowego.
• Wykonawca zapewni obsługę kelnerską.

• Wykonawca zapewni minimum jeden produkt lokalny z Hajnówki, Zamawiający posiada wykaz lokalnych producentów.

4. Zapewnienie ogniska dla 70 osób.

• Serwis na ognisko składać się będzie z:
  - kiełbasa (min 200 g na osobę);
  - bigos (min 200 g na osobę), podany na gorąco;
  - smalczyk, ogórek małosolny lub kiszony;
  - dodatki (chleb, musztarda, ketchup);
  - woda mineralna - gazowana i niegazowana (łącznie co najmniej
  400 ml na osobę);
  - herbata (co najmniej 200 ml na osobę), dodatek – cukier.
• Wykonawca zapewni minimum jeden produkt lokalny z Hajnówki, Zamawiający posiada wykaz lokalnych producentów.

5. Zapewnienie transportu z Hajnówki na miejsce szkolenia i z powrotem.

Szkolenia nr 2, 3, 4, 5, odbędą się w Hajnówce. Pomieszczenia zapewnią dyrektorzy szkół.

 Usługa zewnętrzna polegająca na obsłudze szkoleń. W skład usługi wchodzi:

1. Zapewnienie eksperta dziedzinowego/prelegenta.
2. Zapewnienie serwisu kawowego na szkoleniu.
3. a) napoje gorące:

- kawa, herbata (łącznie co najmniej 200 ml na osobę);

- dodatki: mleko, cukier, cytryna;

1. b) ciastka kruche (co najmniej 2 rodzaje, łącznie co najmniej 80 g na osobę).

• Kawa powinna być serwowana z termosów lub zalewana z warnika z gorącą wodą lub z ekspresu do kawy.
• Sposób serwowania herbaty - gorąca woda będzie dostępna w termosach lub warnikach. Wykonawca dostarczy co najmniej 2 rodzaje lub smaki herbaty
  (w tym czarna) w jednorazowych saszetkach, które zostaną ułożone w sposób umożliwiający swobodny ich wybór.
• ciasta, napoje oraz dodatki serwowane będą na zastawie porcelanowej/ceramicznej wraz ze sztućcami metalowymi, chromowanymi, nie dopuszcza się sztućców jednorazowego użytku.
• Wykonawca odpowiada za właściwy stan oraz jakość dostarczonych produktów.
• Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia, aby przygotowanie, dostarczenie oraz podanie cateringu odbywało się zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa (w szczególności dotyczącymi wymogów sanitarnych stawianych osobom biorącym udział w realizacji usługi, miejsc przygotowania posiłków, oraz środków transportu wykorzystywanych przy realizacji usługi), a także w sposób estetyczny (np. czysta, nieuszkodzona zastawa stołowa).
• Do obowiązków Wykonawcy należy uprzątnięcie miejsca świadczenia usługi
  ze śmieci, odpadków oraz wszelkich pozostałości po konsumowaniu posiłków
  i napojów oraz zabranie całego sprzętu cateringowego.
• Wykonawca zapewni minimum jeden produkt lokalny z Hajnówki, Zamawiający posiada wykaz lokalnych producentów.

2. Warunki zamówienia:

1)Termin realizacji zamówienia : Od dnia podpisania umowy 14 miesięcy

 zgodnie z harmonogramem (dokładny opis terminów w tabeli powyżej).

2) Warunki płatności : Płatność wynagrodzenia na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze/rachunku nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku na: 

NABYWCA:  Powiat Hajnowski, ul. Aleksego Zina 1,17-200 Hajnówka, NIP: 6030017563

ODBIORCA:  Starostwo Powiatowe w Hajnówce, ul. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka.

3) Inne wymagania :

 O udzielenie zmówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj.  wykazującymi się niezbędną wiedzą i doświadczeniem
 w zakresie usług objętych niniejszym przedmiotem zamówienia (dotyczy osób prowadzących szkolenia) tj. posiadającymi min. 3 letnie doświadczenie zawodowe zdobyte
w różnych sektorach  w zakresie prowadzenia szkoleń.

4) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

3. Kryteria oceny ofert wraz z podaniem ich wag, oraz sposobu oceny:

Zmawiający stosować będzie następujące kryteria oceny ofert:

Cena brutto całościowej oferty [PLN] – 100 pkt.

4. W imieniu Zamawiającego postępowanie prowadzi:

Nina Łukasik tel. 85 682 93 76, e-mail: nlukasik@powiat.hajnowka.pl

5. Warunki i sposób złożenia oferty:

1) Ofertę należy złożyć do 3.08. 2022 r. /do godz. 10:00/, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: nlukasik@powiat.hajnowka.pl na formularzu ofertowym /załącznik nr 1/ wraz z oświadczeniami /załączniki nr 2 i nr 3/. Cena powinna być obliczona
 w złotych polskich. Kwota musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia. Wykonawca  przedłoży tylko jedną odpowiedź na zapytanie.  

2) Oferta wraz z oświadczeniami musi być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentacji oferenta elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

3) Sposób porozumienia się z Wykonawcami:  telefonicznie lub emailem

4) Wykonawcy zostaną poinformowani o dokonanym wyborze  w terminie 5 dni od dnia  otwarcia ofert.

Załączniki:

1. Formularz ofertowy.
2. Oświadczenie o doświadczeniu i powiązaniu kapitałowo-osobowym z Zamawiającym.
3. Oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust.1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
4.  Projekt umowy
5. Klauzula informacyjna RODO.

Zatwierdzam:

Andrzej Skiepko

Starosta Hajnowski