Hajnówka, 12.05.2023r.

Znak sprawy: OA.272.43.2023

Powiat Hajnowski

17-200 Hajnówka

Tel.85 682 51 99

Fax.85 682 42 20

 Zaproszenie do składania ofert

Zaproszenie do składnia ofert na dzierżawę terenu Powiatu Hajnowskiego przy Centrum Turystyki i Promocji „Kraina Żubra” z przeznaczeniem na prowadzenie mobilnego punktu gastronomicznego - food truck.

I. Nazwa i opis przedmiotu postępowania:

Dzierżawa terenu Powiatu Hajnowskiego przy Centrum Turystyki i Promocji „Kraina Żubra” z przeznaczeniem na prowadzenie mobilnego punktu gastronomicznego - food truck.

1) Przedmiotem postępowania jest dzierżawa terenu Powiatu Hajnowskiego przy Centrum Turystyki i Promocji „Kraina Żubra”, Budy Leśne 1 A w celu zapewnienia kompleksowej usługi gastronomicznej typu food - truck ukierunkowanej na promocję kuchni regionalnej i produktów lokalnych.

2) O udział w niniejszym postępowaniu mogą ubiegać się Oferenci spełniający następujące wymagania:

1. a) Prowadzenie zarejestrowanej działalności gastronomiczno-handlowej.
2. b) Posiadanie samochodu typu Food Truck (dopuszczamy również typ zabudowy kontenerowej, wyglądem estetycznym dopasowany do otoczenia):

- wyposażonego w sprzęt gastronomiczny (kuchenka gazowa/indukcja, bemary, piekarnik, zlewozmywaki itd.), niezbędny do przygotowania i wydania potraw,

- posiadającego ważny przegląd techniczny,

- dopuszczonego do sprzedaży obwoźnej artykułów spożywczych (powinien posiadać wszelkie wymagane przepisami pozwolenia, dopuszczenia, opinie);

lub zadeklarowanie zakupu, takiego samochodu oraz jego odpowiedniego wyposażenia, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od czasu wybrania oferty i podpisania umowy z oferentem.

3) Do dyspozycji oferenta jest 1 miejsce o powierzchni 15 m², przeznaczone pod działalność gastronomiczną typu food truck (stoisko mobilne, dopuszczamy również typ zabudowy kontenerowej, wyglądem estetycznym dopasowany do otoczenia).

4) Oferent zobowiązuje się do sprzedawania posiłków ciepłych i zimnych na wynos związanych z kuchnią i smakami regionu Puszczy Białowieskiej tj. placki ziemniaczane, babka ziemniaczana, kiszka ziemniaczana, placki drożdżowe, pierogi, kartacze, hałuszki, kopytka, smalec, Marcinek Hajnowski, sękacz, mrowisko, itp. oraz ciepłych i zimnych napojów dostępnych na wynos.

5) Dopuszczalna jest sprzedaż innych posiłków związanych z kuchnią regionalną, po uprzednim uzgodnieniu z Powiatem przed podpisaniem umowy.

6) Dopuszczalna jest sprzedaż innych zapakowanych produktów lokalnych.

7) Oferent zobowiązuje się do dbania o czystość i estetyczny wygląd pojazdu, miejsca podawania potraw, zapewnienia koszy na odpady i codziennego ich opróżniania.

8) Oferent zobowiązuje się do posiadania urządzeń księgowych obowiązkowych przy sprzedaży: kasa fiskalna online, terminal płatniczy oraz zapewnienie wyposażenia Food Trucka w sprzęt gastronomiczny odpowiedni do zaplanowanego asortymentu dań i produktów.

9) Oferent musi posiadać własne zabezpieczenie elektryczne, gazowe spełniające normy niezbędne do zasilenia urządzeń związanych z działalnością.

10) Oferent dostarczy pojazd (food truck) na własny koszt.

11) Oferent zapewni usługę gastronomiczną food trucku co najmniej 4 h dziennie z uwzględnieniem sobót i niedziel.

12) Powiat wymaga akceptacji i wcześniejszego uzgodnienia wyglądu food-trucka (w zakresie umieszczania banerów, reklamy, itp.).

13) Czas trwania usługi: od maja do września 2023 r. (nie dłużej niż 153 dni).

14) Miejsce: Centrum Turystyki i Promocji „Kraina Żubra” Budy Leśne 1A, 17-230 Białowieża, dokładne miejsce usytuowania ustalone zostanie z Powiatem przed podpisaniem umowy. Nieruchomość z miejscem świadczenia usługi jest monitorowana.

Informacje dodatkowe:

• Oferent powinien posiadać wszystkie konieczne zaświadczenia i pozwolenia konieczne do świadczenia usługi, w tym wpis do rejestru/decyzję wystawioną przez właściwego Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego.  
• Oferent zobowiązany jest do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru oraz zapewnienie odpowiedniej ilości pojemników na śmieci w czasie i po każdym dniu sprzedaży.
• Ceny sprzedaży produktów i napojów ustala oferent na własną odpowiedzialność i ryzyko.
• Napoje oraz posiłki mogą być sprzedawane przez oferenta tylko i wyłącznie w bezpiecznych pojemnikach/ekologicznych - biodegradowalnych spełniających polskie atesty.
• Oferent jest zobowiązany do posiadania sprawnych, wysoko wydajnych instalacji i urządzeń elektrycznych zgodnych z aktualnymi normami bezpieczeństwa w Polsce oraz przepisami BHP.
• Oferent musi posiadać minimum własne przewody elektryczne spełniające normy niezbędne dla zasilenia urządzeń związanych z prowadzoną działalnością.
• Powiat zapewnia dostęp do energii elektrycznej i wody. Szczegóły techniczne podłączenia zostaną uzgodnione z Powiatem przed podpisaniem umowy.
• Na zakończenie okresu wykonywania usługi Powiat obciąży kosztami zużycia energii elektrycznej.
• Powiat nie odpowiada za sprzęt i mienie oferenta, w szczególności kradzież jego sprzętu i wyposażenia, jego uszkodzenie lub inne zdarzenia podczas trwania usługi.
• Powiat nie ponosi odpowiedzialności za działanie ustawionych przez oferenta wszelkich urządzeń oraz szkód wynikłych z tytułu świadczonej usługi, sprzętu lub zdarzeń losowych.
• Oferent wskaże w formularzu ofertowym zapotrzebowanie na wymaganą moc urządzeń.

II. Warunki postępowania:

1) Termin realizacji: od maja do września 2023 r. (nie dłużej niż 153 dni), z możliwością wypowiedzenia umowy z 2 - tygodniowym wyprzedzeniem.

2) Warunki płatności: 

Opłata z tytułu czynszu dzierżawnego odbywać się będzie bezgotówkowo w formie przelewu na konto Wydzierżawiającego. Dzierżawca płacić będzie Wydzierżawiającemu czynsz dzierżawny na postawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, z terminem płatności 14 dni od daty wystawienia faktury. Przez datę płatności rozumie się datę wpływu środków na konto Wydzierżawiającego.

III. Kryteria oceny ofert wraz z podaniem ich wag, oraz sposobu oceny:

Kryterium wyboru stanowić będzie oferowana najwyższa cena czynszu za dzierżawę 15 m² powierzchni pod food truck, miesięcznie. Powiat stosować będzie następujące kryteria oceny ofert:

Cena brutto oferty za dzierżawę [PLN] – 100 pkt.

IV. W imieniu Powiatu postępowanie prowadzi:

Walentyna Pietroczuk, tel. 500 266 346  e-mail: promocja@powiat.hajnowka.pl

V. Tryb postępowania: zaproszenie do składania ofert

1) Ofertę prosimy złożyć:

- w formie elektronicznej w postaci wiadomości e-mail, na adres promocja@powiat.hajnowka.pl, w terminie do 22.05.2023r.do godz.10:00. Wiadomość powinna w tytule zawierać „Dzierżawa terenu Powiatu Hajnowskiego przy Centrum Turystyki i Promocji „Kraina Żubra” z przeznaczeniem na prowadzenie mobilnego punktu gastronomicznego - food truck.”

2) W toku badania i oceny ofert Powiat może żądać od oferentów udzielenia
wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.

3) Powiat zastrzega prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

4) Niespełnienie wymagań postępowania oraz brak wymaganych dokumentów spowoduje      odrzucenie oferty.

5) Oferta powinna zawierać:

1. a) Informację o cenie za 15 m² miesięcznie za dzierżawę powierzchni, przedstawioną zgodnie ze wzorem „Formularz oferty” - Załącznik nr 1;
2. b) Szczegółowy wykaz proponowanego asortymentu;
3. c) Informację o miesięcznym zużyciu energii elektrycznej dla każdego urządzenia typu Food Truck w kWh;
4. d) Potwierdzenie akceptacji wzoru umowy przedstawionego w Załączniku nr 2;
5. e) Oświadczenie o posiadaniu przez oferenta aktualnych świadectw i atestów proponowanych urządzeń.

6) Oferenci zostaną poinformowani o dokonanym wyborze telefonicznie, emailem lub pisemnie niezwłocznie, w terminie maksimum 3 dni od terminu złożenia oferty.

7) Oferent, który złoży najkorzystniejszą ofertę zobowiązany będzie do podpisania umowy w terminie  do 7 dni  od daty otrzymania informacji o wyborze oferty.

8) Przed złożeniem oferty wskazana jest wizja lokalna.

9) Powiat dopuszcza możliwość przeprowadzenia negocjacji z oferentami, którzy złożą ofertę.

10) Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starostwo Powiatowe w Hajnówce reprezentowane przez Starostę Hajnowskiego z siedzibą przy ul. A. Zina 1,
  17-200 Hajnówka.
• W sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę o kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, kontakt pisemny za pomocą poczty tradycyjnej na adres 17-200 Hajnówka ul. A. Zina 1, pocztą elektroniczną na adres mail: iod@powiat.hajnowka.pl  : 85 682 45 77.
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny.
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy przedłużony o okres archiwizacji określony dla danej sprawy.
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.
• posiada Pani/Pan:

1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO

• nie przysługuje Pani/Panu:

1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.                                                                                

Starosta Hajnowski Andrzej Skiepko